◼️領収書でイライラしていませんか？
御社では、領収書をどのように管理しているでしょうか。
これまで拝見してきたなかには、
領収書を１箇所だけホチキスで留めて保管しているケースもあります。
でも、その方法では
「システムに入力しづらい」
「あとから探しにくい」
といったやりにくさが残り、
ストレスの原因になってしまいます。
とくに、ご自身で会計ソフトへ入力している方には、
これからご紹介する方法を試していただきたいです。
わたしが長年の経理経験のなかで、
「もっともスピーディーで管理しやすい」
と感じているやり方で、
作業中のイライラも大幅に減らせます。
やり方はとても簡単です。
まず1冊のノートを用意し、
表紙に社名と何年何月かを記入します。
そして、買い物をした際はかならず領収書を受け取り、
宛名は法人名または屋号で書いてもらってください。
レシートは原則として不可であり、
「上様」や宛名のない領収書も認められません。
なお、図版は現金払いの場合の管理方法ですが、
クレジットカードで購入したときは、
現金とは別のノートをつくることをおすすめします。
会計ソフトでは現金払いとカード払いの仕訳が異なるため、
ノートを分けておくことでスムーズに処理できます。
またカード払いは、
消費税控除を受けるためにインボイス番号など、
一定の要件を満たす必要があります。
そのため、請求書や領収書はすべて保管しておきましょう。
おすすめの方法は、1ページに1日分の領収書を貼ることです。
こうすると、わざわざ領収書の日付を確認しなくても、
該当ページを開けば金額入力がすぐに進みます。
さらに入力前の準備として、
金額の前に赤ペンで科目コードを書いておくと、
作業効率がぐっと上がります。
入力担当者でなくても、
コードと金額を見るだけで入力できるようになるからです。
このように整理しておけば、
「ここを入力しておいて」
とお願いするだけで誰でも対応できます。
担当者の属人化を防ぎ、
事務作業の効率化にもつながるはずです。
【メッセージ】
この方法は、領収書の紛失防止や保管管理に役立つだけでなく、
会計ソフトへ正確に入力するための下準備としても重要です。
理解するだけで終わらせず、実際にノートへ貼り、
入力できるようになるところまで取り組んでみてください。
なお、この方法は個人の家計管理にも活用できます。
「家計簿が続かない」
「どこにお金を使ったかわからなくなる」
と感じる方にも、とても好評ですよ。
『毎日の経理が楽しくなる！
毎月の会計が楽しみになる！
経理・総務実務の教科書』
好評発売中！
