◼️口座管理と「雑費」の整理が効率化のカギになる
弊社が提供する「KIYON式 経理自立支援」では、
クライアントと対話しながら
勘定科目の整理・見直しを行うことがあります。
その際、とくに意識しているポイントをご紹介しますね。
① 預金口座は枝番で管理して把握しやすくする
多くの会社では、「普通預金」という科目のなかに、
複数の銀行口座が混在しています。
そのままだと管理が煩雑になるため、
銀行ごとに枝番（補助番号）を付けて
区分する方法がおすすめです。
例としては、次のように
銀行コード・支店コード・口座番号を名称に含める形です。
普通預金1「××（銀行コード）XXX（支店コード）XXXXXXX（口座番号）」
普通預金2「〇〇（銀行コード）XXX（支店コード）XXXXXXX（口座番号）」
普通預金3「△△（銀行コード）XXX（支店コード）XXXXXXX（口座番号）」
こうして枝番（補助番号）を付けておくことで、
入力時にも確認時にも迷いにくくなり、
後々の管理が格段にラクになります。
② 「雑費」にまとめてよい科目を洗い出す
勘定科目は細かく設定しすぎると、
かえって管理が複雑になります。
たとえば、年間で１万円程度しか使わない「新聞図書費」が
独立した科目として存在しているケースもありますが、
金額の影響が小さければ「雑費」にまとめても問題ありません。
また、司法書士や税理士への報酬を
「支払手数料」で処理している会社もありますが、
前期比較を細かく行う必要がなければ
雑費に含めたほうが管理はシンプルになります。
科目は「細かくするほどよい」というものではなく、
運用しやすい形に最適化することが大切なのです。
◼️ 同族会社の「会議費」はとくに注意が必要
税務調査で問題になりやすい科目のひとつが、「会議費」です。
大企業では本当の会議費として使われることも多いのですが、
同族会社や家族経営の場合、
「会議」と言えるのかが疑われやすくなります。
家族で食事をしながら軽く打ち合わせをした程度では、
会議費として認められる可能性は低くなります。
「交際費ではない」と主張して会議費に計上していても、
内容次第では否認されかねません。
税務署から「焼き鳥屋さんで会議をしたということですか？」
と指摘されても不思議ではないのです。
もし本当に会議費として処理したいのであれば、
証明書類の添付が必須です。
たとえば、会議の日時、
出席者を示す社内回覧と議事録、
必要に応じて領収書などを揃えておくと、
経費として認められやすくなります。
中小企業ほど指摘されやすいポイントなので、
慎重に対応しましょう。
【メッセージ】
弊社の講座では、
クライアントのご要望を伺いながら
科目を最適化しています。
たとえば
「研修費を細かく管理したいので
前年との比較を残したい」など、
経営に役立つようにカスタマイズしていく形です。
それまで科目を見直したことがなかった会社でも、
社長と話し合うなかで
「この科目は残したい」
「これは不要かもしれない」
といった意見が自然と出てきます。
こうした対話を通じて、使いやすく、
経営に役立つ科目体系に整っていくのです。
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