◼️入金明細書・請求書を無理なくファイリングしよう
書類のファイリングについて、
「なんとなくやりづらい」
「もっと効率のいい方法があるのでは…」
と感じたことはありませんか？
じつは、同じように感じている
事務担当の方は少なくありません。
日々の業務に追われるなかで、
書類整理はつい後回しになりがちです。
でも、少し工夫するだけで
仕事の流れは驚くほどラクになります。
今回は、実務の現場で使いやすく、
続けやすいおすすめのファイリング方法をご紹介します。
このやり方を取り入れていただければ、
書類を探す時間が減り、
自然と業務効率も上がっていくはずです。
併せて、ファイリングの際には
「前月と比べてどう変わったか」
を意識してみてください。
数字の変化に気づきやすくなりますよ。
◼️入金明細書・請求書・関連書類の整理方法
1．売上管理表
リザストの申込データなど、データ管理している売上は、
いつでも印刷できる状態にしておきましょう。
売上以外にスポット的な入金があった場合は、
入金明細書などを失くさないよう、
きちんと保管しておくと安心です。
2．月次で支払いが発生する取引先
電気代、インターネット代、スマートフォン代、
EB手数料、社会保険料など、
毎月かならず引き落としがある支払い先は、
１冊のファイルにまとめて管理します。
インデックスで仕切っておくと
見やすくなるのでおすすめです。
たとえば電気料金は、
前月分の請求明細のうしろに順番に綴っていくと、
年度末には1年分の推移をひと目で確認できます。
3．その他の請求書・引落案内書
スポット的に届く請求書や引落案内書、協賛金の依頼などは、
「その他請求書」としてまとめてファイルします。
請求書が届いたら、ネット払いを済ませたあと、
金額の横に支払日を記入し、
「その他請求書ファイル」の一番上に綴っておきましょう。
4．保険契約
保険契約を結んだら、専用の保険契約ファイルに綴り、
一覧表にも転記しておきます。
生命保険は内容によって、全額損金になるものや、
一部を資産計上するものがあります。
損害保険の場合、数年分を一括で支払っているときは、
毎年分を分けて経費処理していく点にも注意しましょう。
5．リース物件
年月が経つと、リースなのか買取なのか
わからなくなってしまうことがあります。
そのため、リース物件は専用のファイルを用意して
分けて管理するのがおすすめです。
クリアファイルの一番前に「リース物件明細表」を入れ、
表面に支払予定表、裏面に契約書を入れておくと安心です。
古い契約はうしろに入れていき、
リース終了後は「済」と印をつけておきましょう。
6．買取物件
買取物件は、物件のチェックや耐用年数、
資産区分を判断する必要があります。
請求書はかならずコピーをとり、
会計事務所へ渡してください。
そのうえで、固定資産・一括償却資産・少額資産の
どれに該当するかを整理していきます。
7．契約書関係
契約を結んだら、かならず
「契約書関係」のファイルへ綴ります。
そうしておけば、
「あの契約書はどこだった？」
と慌てることがなくなります。
◼️カード支払明細表と領収書の管理
1．カード払いはカード会社ごとに
カードで支払った際の領収書はかならず保管し、
カード支払明細表と一緒に綴っておきましょう。
領収書の貼り方は、
現金払いの場合と同じ方法で問題ありません。
2．月次仕入先
毎月仕入れが発生する取引先については、
仕入先ごとにファイルをつくって管理すると、
確認がしやすくなります。
【メッセージ】
経営者の方は、どうしても売上や利益に
目が向きがちかもしれません。
でも、事務の流れが整っていなければ、
会社は本当の意味で前に進みにくくなってしまいます。
日々の書類整理やファイリングに
取り組んでいる社員の方々の努力も、
ぜひ大切にしてください。
事務が整うことで、
会社全体の安心感とスピードは、
確実に高まっていきますよ。
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