◼️前納した保証料や保険料は「前払費用管理表」で整理する
借入をしたときの保証料や、
生命保険の保険料などを、
まとめて前払いすることがあります。
全額一括で支払う場合もあれば、
数年分を前納するケースもあるでしょう。
たとえば、図の例では、
平成16年2月16日に7年分（84ヵ月分）の保証料として、
450,450円を一括で支払っています。
この会社が3月決算だとすると、
「この期に、いくら経費にできるのか？」
と迷う場面が出てきますよね。
結論から言うと、
支払った約45万円をそのまま全額、
当期の経費にできるわけではありません。
前払いした費用は、
月割りで少しずつ経費にしていくことになります。
このケースでは、
450,450円 ÷ 84ヵ月 × 当期分（2月・3月の2ヵ月）
＝ 10,726円
が当期の経費になります。
残りの439,724円は、
まだ使っていない分として「前払費用」となり、
翌期以降へ繰り越されます。
図にあるような「前払費用管理表」をつくっておくと、
どこまで経費にしたのか、
残りはいくらかが一目でわかり、
とても便利です。
この表があれば、経理担当の人は
「今期はこの金額を計上すればいいのね」
と迷わず処理できますし、
担当者が変わっても引き継ぎがスムーズになります。
前払いした費用がある場合は、
かならずつくっておきたい管理表のひとつです。
◼️「合印」を入れておくと、確認の手間がぐっと減る
もうひとつおすすめしたいのが、
「合印」を入れる習慣です。
期末に総勘定元帳の金額と一致していることを確認できたら、
管理表に合印を押しておきましょう。
これは、普通預金や借入金の残高確認などにも使える方法です。
合印があるだけで、
「ここまでは確認済み」ということが
誰の目にも明らかになります。
「これ、もう合わせたかな？」
と何度も見直す必要がなくなり、
作業効率もぐっと上がりますよ。
会計ソフトによっては、
こうした管理を自動で行ってくれるものもあるのかもしれません。
その場合は、無理に紙で管理する必要はありませんが、
仕組みを理解しておくことはとても大切です。
基本を知っていれば、
トラブルが起きたときにも安心ですね。
【メッセージ】
期末が近づくと、
「経費を増やすために保険に入ろう」
と考える社長さんもいらっしゃるかもしれません。
ただし、前払いで支払った場合でも、
その全額がその期の経費になるわけではない点には
注意が必要です。
「どうして？」と思われるかもしれませんが、
これは前納費用のルールとして決まっていること。
あらかじめ知っておくことで、
あとから慌てずにすみますよ。
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